Si possono fare, per esempio, delle cartelle per la posta professionale distinte da quelle della posta privata, oppure si possono raccogliere in una cartella i messaggi di uno stesso mittente o quelli che contengono certe parole chiave.
Nel menù STRUMENTI possiamo accedere alla finestra che permette di selezionare i messaggi. Nella vecchia versione di Outlook si doveva entrare nel comando REGOLE MESSAGGI, nella versione 2000 bisogna cliccare su ORGANIZZA. Si possono raggruppare i messaggi secondo diversi criteri, per uno stesso mittente, per ordine cronologico o tutti quelli non letti, per esempio. Si possono contrassegnare visivamente con diversi colori selezionando l’opzione PER COLORI. Un altro modo di gestire la posta è quello di spostare i messaggi "fisicamente" in apposite cartelle, sia manualmente, facendo il "copia" e "incolla", che automaticamente seguendo una regola che va impostata. In questo secondo caso si sceglie il comando PER CARTELLE all’interno sempre della finestra STRUMENTI/ORGANIZZA.
Queste opzioni del programma di posta elettronica sono particolarmente utili per filtrare la posta indesiderata. Può capitare infatti di ricevere messaggi commerciali indesiderati, il cosiddetto spamming, oppure materiale per adulti, se per caso il nostro indirizzo di posta elettronica è finito nelle liste di uno dei tanti siti pornografici che inviano periodicamente materiale. 
In un caso del genere possiamo proteggerci cliccando con il pulsante destro del mouse sul messaggio visualizzato fino ad accedere alla cartella POSTA INDESIDERATA/AGGIUNGI ELENCO MITTENTI. Ogni volta che arriverà un messaggio da quel mittente andrà a finire direttamente nella cartella degli "indesiderati".
La posta indesiderata si può organizzare in una cartella o per colore, in entrambi i casi bisogna scegliere l’opzione voluta nel menù STRUMENTI/ORGANIZZA/POSTA INDESIDERATA. Un modo personalizzato di gestire la posta in arrivo e in partenza si trova nella sezione STRUMENTI/CREAZIONE GUIDATA REGOLE, nella quale possiamo indicare noi quali regole vanno applicate nella selezione della posta. Se per esempio vogliamo scegliere i messaggi che hanno certe parole nell’oggetto, possiamo selezionare il comando CON PAROLE SPECIFICHE. L’autocomposizione della regola ci permetterà di scegliere se cestinare quel tipo di messaggi, se catalogarli in una determinata cartella, se eseguire un suono o attivare un’applicazione al loro arrivo. Nel corso dell’impostazione della regola siamo anche invitati a segnalare in quali casi questa non deve essere applicata.
Per concludere possiamo dire che questo programma è uno strumento indispensabile per il risparmio di tempo dell’imprenditore che può così selezionare la posta e gestirla in modo organizzato ed efficace.